2019年公司行政干部管理课程培训班总结(一)

【编者按】:2019年6月22日至24日,公司特邀西湖人才学院老师赴公司开展行政管理培训,学员们学到了不少的管理知识,增长格局、丰富视野。学习无止境,管理无极限。管理能力的培养和提升是长期艰巨的过程,学习是基础,实践是途径;不仅要悟道,更要入心。学员们认真对待此次难得的培训机会,每个学员都提交了管理培训总结,交流学习心得。为此,选择部分培训总结在公司网站发表,供有志于管理学习兴趣的同事借鉴和参考!

 

 

 


 

 

 

培训总结一


综合设计分院 唐昌彦

 

 

        2019年6月21日至6月24日,公司特邀西湖人才学院老师赴我公司开展特设管理课程培训,期间开讲了以下课程:《有效授权》《工程公司营销策略和客户关系管理》《中华智慧和管理者的角色认知》《高效会议》《工程项目数字化交付》《中华智慧之谈判规则》等。培训课程的学习以及让学员积极参与的授课方式,给我留下了深刻的印象,从某种角度讲其为我提供了另一种思维方式,将习以为常的工作习惯当成学问来研究,并且上升到一定的理论高度,将经验固化成理论,形成全新的解决方案,并有一系列的工具支撑。这种做学问的方式值得研究,并可以推广到相近、相似的领域,为我打开思维之门。

        召开会议是我们最习以为常的解决问题的组织形式,正式因为习以为常,才让我们忽视了会议的效率与目的,往往为了开会议而开会,没有解决问题,反而浪费了时间,本次总结将围绕“有效会议”进行复盘,如有感悟,当不枉费这几天的时间。

一、有关高效会议

        个人回顾了下,自己有30%的时间都在开会或者准备会议,如部门生产管理、安全会议、质量例会、方案论证会等,为了开会占用了个人大量的时间,反观效果却不慎明显,会而不议、议而不决、决而不议、决而不行、行而不果时有发生,甚至有时为开会而开会。

        有人曾调侃中国有些会是:人多的会议不重要,重要的会议人不多;解决小问题开大会,解决大问题开小会,解决重大问题不开会;上会的事不一定要真干,真干的事不一定要上会;会上发表的意见不要太当真,会下交换的意见一定要认真;开会的人基本不干事,干事的人基本不开会。以上虽为调侃,但是通过观察一个公司的会议制度、具体会议的准备、进行过程和会议决议的执行结果可以基本判断其管理水平。我有很大的冲动想将“高效会议”这个主题再深化、再总结,为此将余老师的课程复盘,查阅了相关文献,花了不少时间写笔记,思维导图,目的只为:知行合一、提高效率。

        高效的会议应该具有如下的特征:在绝大多数与会者都满意的情况下,以最短的时间实现会议的目标。实现目标、时间最短、与会者满意这三个条件形成了高效会议的核心诠释,现在分以下几个方面分别说明。

 

高效会议的基本特征

  • 一. 在必要时才召开的会议
  • 二. 事先已精心策划过的会议
  • 三. 撰写、分发了议程表的会议
  • 四. 守时的会议
  • 五. 一切按部就班的会议
  • 六. 具有相关经验或才干的人参加的会议
  • 七. 有决策或有结果的会议
  • 八. 记录所有决定、建议及有负责人的会议

 

 

(一)我们是否需要开会

        会议是多人参与的群体活动,必然花费大量的时间、人力成本,因此,会议组织者首先面对的是,是否有必要召开会议,以何种形式召开会议。彼得·德鲁克说过“如果经理人将超过25%的时间用在开会上,这个组织就可能出了问题”,关于是否要召开会议,会议组织者要考虑以下几个问题:

(1)无需开会的情况

 

无需开会判断清单

  □ 已经按惯例每周聚会

  □ 没什么特别的事情要讨论

  □ 会议成本太大

  □ 你是唯一做决策并且知道该怎么做的人(开会让他人参与只能把问题弄糟)

  □ 还有比开会更好的方法

 

(2)必须开会的情况

 

必须开会判断清单

  □ 必须把信息同时传达给很多人

  □ 要让别人参与决策以集思广益

  □ 听取部门汇报工作

  □ 有些事情需要当众表扬或批评

  □ 给小组委派任务

 

(3)明确是否有替代方案

        是否可以利用现有信息手段:电话沟通,当面一对一的沟通,通过邮件、微信、钉钉沟通,对于重要事项写沟通纪要,如此可以节约成本、高效快捷解决问题。

(4)明确会议的类型

        严格会议分类,做好会前准备,针对不同的会议采取有效的组织策略。参考安迪·格鲁夫的方法,以会议的目标差异为界限,将会议分为两大部分:“过程导向型”和“任务导向型”会议。

        “过程导向型”会议是对某一特定的问题,进行讨论,交流意见,分析原因。上司在会议中扮演协调者的角色,让下属畅所欲言,并给予适当的指导,如:碰头会、宣讲会、发布会、总结会、例会等。

        “任务导向型”会议是需要目标和结果的,一定要有决策和任务布置,因此也可统称为“决策会”,主持人一定要把握会议的进度,控制会议的方向,为任务的结果负责。

(5)明确会议的目标

        目标是会议的灵魂。会议的目标,就是希望通过召开会议达成的目的。所有的与会者都必须明确清晰地知道为什么开会。确定会议目标时,常犯的两个错误:一是会议目标过多,彼此之间缺乏关联性;二是会议目的不清晰,与会者产生误解。

(6)明确会议的成本

        开会必然花费大量的时间、物资成本等,会议组织者提前有成本概念,对会议形式、参会人员选择等就会提前斟酌而后行。

(二)会前充分准备

(1)会议主题要设立

        一次会议,最好只有一个主题,如此能更好地集中相关人员,高效解决问题。综合性会议,主题最好不要超过三个。议题越多,参加人员越多,“陪绑”的人越多,效率越低下。

(2)会前要沟通

        重大事项提前足够的时间思考和准备,会前广泛征求意见,会前提前沟通,尤其是在可能产生激烈冲突的与会者间。这样才可能在会议上快速作出决策,提高会议效率。

(3)会议时间要恰当

        会议时间选择应当考虑:绝大多数与会人员方便的时间;必须确定会议起始时间;大家易集中精力的时间。

(4)会务准备要充分

        会议地点的选择以保证会议顺利召开为目的,通常需要考虑会议成本、会议效果、舒适程度、交通便利。

 

会场准备确认清单

  □ 会议提前预定                                                                 □ 会场如何布置

  □ 确定出席人数                                                                 □ 安排出席者座位

  □ 是否准备会议名签                                                         □ 确定视听材料

  □ 确定辅助材料                                                                 □ 准备会议资料

 

 

(5)人员要相关

        会议人员选择包括:主要决策者、决策执行者、信息提供者(咨询人员)、参与讨论者、利益相关者;

(6)会前信息要提供

        会前信息应该在会议召开前提前一天发放给与会人员,让他们有思想准备,提前思考。

        把与会议有关的所有信息都传递给与会者,让他们对将要讨论的议题有所了解,从而直接进入问题讨论阶段,更加高效的利用开会时间。

        与会者在会前需要从如下三个方面做好准备:一是提前了解会议材料、会议背景和会议目的; 二是获得参加会议,表达意见的充分授权;三是查阅与会议相关的必要资料,让自己的发言提供有价值的信息。

(7)会议要通知

        根据召开会议的要素,我设计了以下会议通知格式。

 

关于第二季度综合设计分院质量例会的通知

兹拟召开综合设计分院第二季度质量例会,敬请各位准时出席。

  • 时间:2019年6月28日(星期五),10:00~11:00
  • 地点:公司502会议室
  • 参会人员:综合设计分院全体员工
  • 主题:关于xx质量分析会
  • 会议主持人:xxx
  • 资料:xx规范

                                                                                                                                 综合设计分院

                                                                                                                                 2019年6月27日

 

(三)会中有效管控

(1)会议流程合理

        会议的流程的设置是会议顺利召开的关键。需要考虑,一是议题排序,要是先行;二是安排议题的起止时间;三是议题发人主持;四是领导最后讲;五是会议发表意见时,少重复,讲事实,依数据,不跑题;六是会上形成决议,记录完整。

 

编制会议议程原则

  • 一. 依照议题的轻重缓急安排顺序
  • 二. 明确每个议题的起止时间
  • 三. 与会者提前熟悉预发资料,思考所要讨论的问题

 

 

(2)严格会议纪律

        迟到要处罚,早退需请假。

(3)议而有决

        一个议题结束后,要有明确的决议,一般包括:事项,执行人、时间节点、检查人、执行效果要求。

(4)主持人良好掌控

        一是设计好开场白;二是营造和谐气氛;三是按照议程进行;四是引导发言者发言;五是减少与议题无关的争辩与讨论;六是主持人要做好归纳和总结;七是准时开会,按时结束。

(5)记录人做好会议记录

        会议的主要成果容易被与会者遗忘或者误解,因此会议记录的整理是一项注重格式、讲究秩序的工作,要注意一下几点:会议前要做好中分的准备,包括了解会议的背景等:要严格按照规定的格式操作,内容要包括会议的背景、要求、内容和后续行动等;要忠实的记录主持人的观点,不能主观臆测和误读,必要时,可与会议主持人核实信息。

(四)会后落实跟踪

(1)执行要检查

        会议决策情况的跟踪检查,尤其是关键节点的把握,最好能培养主动、及时汇报的职场习惯,最好能有配套的培训来进一步强化执行力。

(2)结果要奖惩

        大多数人不会做你期望的事,只会做你检查和奖惩的事。如果做与不做一个样、做好与做坏一个样,就会出现混日子、多一事不如少一事、多做多错少做少错、不求有功但求 无过的局面和氛围。对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评,仍不行的须调岗或淘汰;对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等,让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩,从而改变行为习惯。

三 学习效果

        本次学习,老师提供了丰富的教学内容及解决问题的方法,利用这些方法研究管理、组织中遇到的实际问题,知行合一,这可能是这次学习我最大的收获,感谢诸位老师及本次培训组织者的付出!

                                  

 

 


 

 

 

 培训总结二


资产财务部 何俊

 

 

        当下的社会发展循序渐进,机遇与困难相辅相成,逆水行舟不进则退,作为一名奋斗的青年应重视学习并加强学习,2019年6月公司开展了为期三天的的行政干部培训课程,旨在为各位平时忙于本职工作的干部们创造学习的时间与机会,特别邀请了三名行业专家前来授课,作为参加培训的一份子,在三位老师的授课中受益匪浅。
        在俞老师的“高效会议”培训中,一开始看到标题其实不太理解培训的重点,但随着课程的展开和老师风趣的讲解,才体会到很多公司,特别是规模越大的公司,会议越多。职位越高的人大部分工作时间都是在开会中度过,更甚者是开会开到了没有时间去处理自己的工作,如果参加或者召集的会议室低效的,那一天中大部分时间也是在低效中度过,宝贵的时间不经意间就流失掉。首先需要思考我们为什么要开会,没有老师的指导前更只是想到政策的宣讲以及讨论,但其实根据召开会议类型的不同,所达成的需求也是不同的。例如合同方案的评审会,需要大家“头脑风暴”、集思广益并参与决策;而管理例会则更多偏向于信息分享,对公司整体运行管理情况的掌控。往往低效的会议会让与会者无法产生“参与感、成就感、代入感”,而每一次会议的召开都存在着会议成本,更多的会议,不断增加的会议成本,但是却收到不匹配的成效。在俞老师的讲课中,渐渐的对于怎样召开高效的会议有了更加深刻的认识,从会议准备到会议进行中再到会后,都需要投入精力去认真准备:
        一、会前:明确会议名称及会议主题,确认参会者名单;根据会议情况准备好会议室,会议室应干净、明亮、温度适宜,并将时间、地点会议名称及主题提前准确通知给每一位参会者,如果有需要耗费时间阅读的材料可以提前下发以便参会者事先做好准备,节省会议时间。制定清晰有序的会议议程;选择合适的主持人去把控整体节奏。
        二、会中:主持人在熟悉会议议程后,应推动会议顺利进行,把控每一位发言人的发言时间,在必要时重申会议纪律,创造良好的沟通氛围,相应的会议记录人也要做好记录工作并形成会议纪要。
        三、会后:形成的会议纪要应及时下发与会者,会议承办人对本次会议进行复盘,以便总结经验教训,更好地举办下一次会议。
        俞老师将一场成功举办的会议归纳为三点“会议达成目标、与会者满意、会议时间短”,看着要求不多,但实际做起来还是需要经验的积累以及不断的学习。
        第一天下午的课程是由林老师主讲的“工程公司营销策略和客户关系管理”,侧重是商务营销方面,林老师作为从专业人员到营销管理,必定有自己许多的宝贵经验可分享给我们,再加上作为财务的我平时对这块也是鲜有接触,所以十分期待。在大约4个小时的授课中,林老师从市场营销的基本概念入手,介绍了营销观念的演变历史以及营销中经典的战略理论。营销策略由于营销观念的演变不同的阶段对应产生了相适应的营销策略,大致过程是“以满足市场需求为目标的4P理论侧重是以适当的产品、适当的价格运用适当的渠道和促销手段去完成市场营销”;下一阶段是“从客户的立场出发,抓紧研究业主的需求、愿意付出的价值、深度沟通、使业主购买更便利的4C理论”;更进一步发展为“以关系营销为核心,侧重于建立消费者忠诚的4R理论”。这些理论都是做好市场营销的宝典,在进行营销策划时可以起着相关指导作用。在介绍完了基础理论后,林老师开始重点从工程公司入手,介绍了工程公司的市场特点、市场营销过程、市场营销战略制定以及工程公司目标市场营销策略组合4方面内容。先是向我们展现了工程公司的市场特点,之前我只是认为做化工设计的市场不就是业主需要建相关的化工厂或者污染治理,但实际上市场是很有学问的,通过林老师的分析,首先必须要细分市场:一定要确定本公司的目标市场以及产品定位,是擅长于煤化工或者医药行业,并且要针对已确定的目标市场做市场分析,可以从国内外市场分别入手,通过分析得出目前市场前景并预计接下来市场发展的走势,接下来就是在目标市场中对竞争环境和公司自身能力的分析,可以利用波特五力模型分析法去进行相关操作。人力资源技术是工程公司和设计院的主要竞争优势和资源,所以要重视人才的发展。知己知彼,百战不殆,同行业竞争者现有竞争力分析以及上下游议价能力的定位十分重要。
        由于行业特性,客户关系显得十分重要,关系本身就是一种企业资源,“吸引、保持及加强客户关系”是关系营销的定义。重视客户关系管理,追求与对方互利关系最佳化,不是单纯的交易的关系,而是利益共同体,重视为客服提供的服务质量,所有部门都应重视产品质量。营销是一门深奥的学问,这次的学习让我第一次了解到市场营销总体上的概念,也明白了要干好营销实在需要花心思与时间去研究分析。
        在潘老师的“中华智慧与管理者的角色认知”课程中,让我对自己目前所承担的责任、扮演的角色有了更加深刻并且纠正了我一些自我认知上的偏差。一个人从每天清晨开始就扮演着不同的角色并且在角色中轮换,并其会出现被赋予新的角色而需从以前的角色中抽离出来,作为一名刚进入中层的员工,的确存在潘老师说提到的角色转变困难,还没有从专才到通才的思想中转换过来,骨干员工多是做事,而管理者则是做人和做事。潘老师例举了几种中层干部的常见角色错位,我也认真分析了自己是不是存在着相应的问题并且要及时纠正,积极正确面对困难和痛苦,并且要敢于管理,掌握一定的管理技巧,做一名有情的领导,但是管理上必须是一丝不苟,制度也要严格执行。中层管理者作为行动的领导者,三分在说、七分在听。一定要明确自己的工作重点,我认为潘老师所教授的管理者五大时空工作内容是一个很好的指导工具,将不同时空所需完成的工作对应上相对承担的角色,改革不易,转型过程中的管理者也常常苦恼着自己对于工作的认识不清,造成效率低下,没有起着一个中层管理者所应承担的作用,正因为这样,管理者必须要全身心地进入角色。明确自己角色的定位,树立危机意识,不断加强学习,因为我的竞争者是不会拒绝学习的,切记浮躁的心态以及不断地向上向下或者平行推卸责任,始终为自己找借口,不能成为有担当的管理者,学着从高层领导的的心态出发,要对公司具有高度的责任感,而不是单纯的完成一项工作。我特别喜欢潘老师说的一句话“一个人的成功,自律是重要的因素”,自我反省一下,自己还需要更加努力,时刻保持着自律。
        当对自己新担任的角色有了正确的认识后,接下来必然会出现一个议题“如何进行有效授权”。管理是一门富有哲学和智慧的学科,也就是怎样用人来达成组织的目标。作为一名合格的管理者,不可能把所有事全部自己一一完成,不是要正确地做事而是应该做正确的事,要学会授权,并且把可由别人做的事情委托给别人,人无完人。存在着有些领导者不愿授权的情况,有对权力难以自拔的、有没有合适的授权对象也有面临不敢授权的情况等原因。而授权是一个领导者必须去做好的事,切记授权不是转移所有的责任,要学会去分享梦想、分享权力与利益,分担责任。可是试着将工作分成不同的任务针对不同的人,学会发现有点去实施有效的授权,当然有效的授权首先要授权人清晰的表达出任务,一定要授权对象彻底了解自己接下来的任务到底是什么,并且为授权对象提供相应的资源和权力,授权是有边界的。授权后对于任务要有正确的检测和反馈方式,要有实事求是的表扬也要针对好与不好有详尽的反馈,以帮助授权对象改进作为目的,一个号的团队,是让每一位成员都发挥其最大价值,大家互助互信,朝着共同的目标奋进,当然一人在领导岗位时间久了,会出现授权瑕疵低效的问题,养成固定思维,这也是需要时刻警醒自己,才能促进团队更好的发展。
        林老师接下来带来的课程让我眼前一亮“工程项目数字化交付与智能工厂”,随着信息技术不断发展,当下的时代已是从“信息时代”向着“数字时代”转变,财务核算做为较早期实现数据管理的行业,数字化的确为财务工作者带来许多的便利和减少许多的差错,而针对化工设计来说,工程项目的数字化集成首先更大程度的便利了相关制图人员,可以在相关软件、服务器中实时发现问题,将问题解决在设计阶段,全面提升设计的质量,二三维的集成协同设计让工艺属性自动传递,自动校验和提高了建模的效率,改变了过去模型和施工图分离的状态,让计算机去执行相关的标准规范,相关员工在绘图时能实时和标准规范比较,不符合要求就马上提醒,可以让员工专注于去做更智能的工作,让制图更“完美”。模拟现场施工场景,减少设计的修改对于设计成本的节约是有重要帮助的,在我这种外行人看来,数字化能让业主更清晰直观的了解到整个项目的进展,并且业主可以马上提出自己的需求,相关设计人员再做相应修改,大大提高了效率,减少差错率。
        不论是面对客户、面对同事、面对领导,谈判是不可忽略的。为什么要进行谈判,明确两个目的:促成交易和交易的差异性,谈判的关键在于沟通,是内部外部之间的沟通也是双向的沟通,首先必须是要做充足的准备,深刻理解谈判的定义,知晓谈判中的规则以及一些不可明说的潜规则,作为代表着公司形象去跟客户进行商务谈判,先要有着基本的礼仪礼貌,从着装、走姿、坐姿到守时遵约自律宽容真诚等。接着就是对谈判的准备,要去确定谈判的目的需要达成的任务,了解和自己谈判的对方人员,对方的一些有助于谈判进行的信息。收集有关对方的核心利益。对内,如何组建一支高效互补的团队是取得谈判胜利的重要因素,要有专业的分工、性格的分工以及团队之间组员的相互信任与相互了解。谈判进行时要学会谈判的技巧,说话的艺术,在回复对方问题时切记采用强硬的绝对的回复,任何答复前一定要再三思考,并且如何做出让步也是需要仔细思考的,让步得当了则自己获益,让步失误则可能给自己陷入谈判被动方。暂停谈判在谈判中是运用得当则有利自己的手段,在陷入焦灼时如何让双方暂停切换下思路是一个成熟谈判者能力的体现。谈判不易,需要事前花许多精力与时间准备,需要考虑到谈判过程中可能会出现的各种问题,模拟问题解决问题,避开谈判常犯的错误,力求在谈判中达到共赢。
        三天的培训,干货满满,为需要转变身份的自己起到了指引的作用。三位老师都是行业内取得了一番成就的能人,听他们的课,收益颇多。温故而知新,可以为师亦,培训虽然结束了,但是授课的内容需要自己去复盘,再去思考,很荣幸能参与这次培训。

                                                        
 

 

 

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